Loader

Workflow optimalisatie met behulp van de SPATIO checklists module

Workflow optimalisatie met behulp van de SPATIO checklists module

Er zit een groot verschil tussen ‘aan’ iets denken en ‘over’ iets denken.
We maken in ons werk teveel onnodige fouten. Dit komt doordat we geneigd zijn processen en routines te onthouden in plaats van vast te leggen. Vooral wanneer we het druk hebben gaat het mis.
Checklists kunnen van enorme meerwaarde zijn om onnodige fouten te voorkomen maar ook tijd besparen en inzicht creëren.

Wat zijn de voordelen van checklists?

Het gebruik van checklists heeft vele voordelen. Een checklist is te gebruiken als leidraad om stap voor stap een opdracht uit te voeren maar kan ook gebruikt worden ter controle.
De workflow kan zo worden ingericht dat de medewerker alle informatie binnen handbereik heeft en alleen in de juiste volgorde zijn/ haar werkzaamheden kan uitvoeren. Door checklists te gebruiken wordt de juiste informatie verwerkt en niets vergeten, omdat de informatie naar de medewerker toekomt en deze daar niet zelf aan hoeft te denk of naar opzoek hoeft te gaan.
Het gebruik van checklists zorgt er ook voor dat er minder administratieve handelingen hoeven plaats te vinden, omdat een checklist online in te vullen is en na opslaan direct, online inzichtelijk is.
Het terugvinden van checklist resultaten is makkelijk, doordat deze altijd een directe link hebben naar de klant en opdracht waarvoor deze ingevuld is.
De resultaten uit de ingevulde checklist zijn in één handeling te delen met je klant door deze (samen met de werkbon) te mailen naar je klant.
Informatie uit een ingevulde checklist kan ook gebruikt worden voor het evalueren en optimaliseren van de workflow.

Er zit een groot verschil tussen ‘aan’ iets denken en ‘over’ iets denken.

Hoe werken checklists in SPATIO?

Checklists kunnen worden aangemaakt in het SPATIO Backend. De Checklists module heeft een grote mate van flexibiliteit, waardoor deze voor elke klant van meerwaarde is en elke workflow naar wens kan worden ingericht. Het inrichten van een checklist is simpel en vervolgens direct te gebruiken.

Checklists zijn in te stellen met verschillende antwoordmogelijkheden zoals open vragen, ja/nee vragen, multiple choice vragen, fotovragen, enz.

Een checklist kan op verschillende niveaus worden gekoppeld zoals aan een type werkbon of een specifiek (service) artikel. Doordat vragen ook als verplicht kunnen worden aangemerkt is een checklist zo in te stellen dat een opdracht niet kan worden afgerond als de checklist niet is ingevuld.

Checklists kunnen worden verzonden naar de klant in PDF al dan niet geïntegreerd in de werkbon. Ook worden checklists opgeslagen in het SPATIO Backend om hierop te kunnen rapporteren.

Ook gebruik maken van de Checklists module? Neem contact met ons!

Demo aanvragen