Loader

Serviceplanning anno 2022

Serviceplanning anno 2022

Herken je het volgende: ‘We kunnen je komende vrijdag inplannen. Het wordt ergens tussen 13.00 en 17.00 uur’. Bijzonder irritant wanneer een service organisatie niet vraagt wanneer jij kunt, maar aangeeft wanneer zij kunnen. Aan de andere kant is het voor de service organisatie in kwestie niet eenvoudig om een optimale planning te maken, waarbij een goede balans wordt gevonden tussen klantvriendelijkheid, efficiëntie en flexibiliteit.

In dit artikel lees je hoe je tot een optimale planning komt in samenspraak met jouw klanten.

Basis informatie
Het maken van een klantvriendelijke, efficiënte en flexibele planning begint met het vastleggen van basisinformatie in het SPATIO Backend.
Denk hierbij aan normtijden, skills (kennis & vaardigheden), openingstijden, responsetijden (SLA’s), prioriteit-afspraken, etc. Dus alle informatie die nodig is bij het inplannen van werkbonnen: wie gaat wanneer, welke klus doen?

Binnen alle informatie die je vastlegt is belangrijk tijdvensters af te spreken met je klanten. Plan niet iedere werkbon (storingen, onderhoud of nieuwplaatsingen) al direct definitief in. Hou de planning flexibel door de klant te vragen wanneer het uitkomt dat de monteur langs komt. Wanneer de klant bijvoorbeeld aangeeft dat iets zowel op woensdag, donderdag als op vrijdag gepland mag worden, dan behoudt je de mogelijkheid om binnen alle aangegeven tijdvensters te zoeken naar een verdeling van werkbonnen die het meest efficiënt is (bijvoorbeeld qua routeplanning). En logischerwijs: Hoe ruimer het tijdvenster, hoe meer flexibiliteit. Bij iedere werkbon moet duidelijk zijn wat de te verwachten tijdsbesteding is, of er wellicht meer dan één monteur moet worden ingepland, of het benodigde materiaal in de bus van de monteur ligt, alsmede overige relevante informatie voor de planning (die de wiskundige formules om tot een planning te komen allemaal niet makkelijker maken).

Gemiddeld 90% van de klanten is tevreden over het feit dat de werkzaamheden worden ingepland binnen het door de klant aangegeven tijdvenster.

Automatisch plannen
Een computersysteem is toenemend in staat om op basis van al deze informatie zelfstandig een planning te maken, binnen de gestelde tijdvensters, waarbij de juiste monteurs worden ingepland op de juiste werkbonnen. Werkbonnen die niet automatisch kunnen worden gepland kunnen dan op een ‘uitzonderingslijst’ worden gezet waarna ze via drag&drop alsnog, gemakkelijk gepland kunnen worden.

Lees meer over automatisch plannen via https://spatio.nl/automatisch-plannen-met-spatio/

Bevestigen met de klant
De vastgestelde planning wordt gecommuniceerd aan de klant.

Dit kan middels een geautomatiseerd proces, waarbij de klant een mail krijgt met het afspraak voorstel welke de klant kan accepteren of waarbij de klant bij het afwijzen van het voorstel een ander moment kan voorstellen.
Gemiddeld 90% van de klanten is tevreden over het feit dat de werkzaamheden worden ingepland binnen het door de klant aangegeven tijdvenster.

De overige 10% van de klanten geeft aan dat het voorgestelde tijdstip toch niet uitkomt. Deze moeten dan worden opnieuw worden ingepland. Door automatisch binnen de afspraken te herplannen wordt ook aan de wensen van de overige 10% van de klanten voldaan. Je hebt naast een klantgerichte planning eveneens een planning met lagere operationele kosten gerealiseerd.

Ook klantvriendelijk en efficiënt plannen met behoud van flexibiliteit? Neem contact met ons!

Demo aanvragen