11 okt Automatisch plannen met SPATIO
Bij veel service organisaties werken planners die inhoudelijk deskundig zijn en verschillende taken combineren:
- De planner staat klanten te woord en lost soms direct telefonisch storingen op.
- Wanneer storingen niet direct kunnen worden opgelost dan maakt de planner een werkorder aan en zet deze in het planbord.
- De planner belt klanten om te checken of voorgestelde datums akkoord zijn en de monteurs langs kunnen komen voor bijvoorbeeld onderhoud.
- De planner plant ook monteurs in op projecten en staat in veelvuldig contact met de projectleiders van het bedrijf.
- De planner is inhoudelijk deskundig. Daarom weet hij/zij ook welke monteur welke klus kan doen. De planner staat de monteurs met raad en daad terzijde.
- De planner fungeert als werkvoorbereider. Hij zorgt dat de monteurs de juiste materialen bij zich hebben, of dat deze alsnog besteld worden bij de leveranciers.
Deze planners hebben een ‘afwisselende’ baan. Te vaak een eufemisme voor ‘hectisch’, ‘is niet te doen’, of vul maar in!
Natuurlijk heeft ieder service bedrijf inhoudelijk deskundige mensen nodig, bijvoorbeeld om klanten direct te helpen, of om monteurs terzijde te staan.
Je kunt je echter afvragen of een planning gemaakt moet worden door iemand die inhoudelijk deskundig is, of dat het daadwerkelijk inplannen van storingen, onderhoud en nieuwe projecten bij deze mensen kan worden weggehaald en overgelaten kan worden aan een computersysteem.
Automatisch plannen is de ideale oplossing voor complexe plannings- en optimalisatievraagstukken in de buitendienst.
Een belangrijke voorwaarde om het planproces over te laten aan een computersysteem, is de voorwaarde dat alle relevante kennis die nodig is bij het plannen wordt vastgelegd (in een administratief systeem) en beschikbaar wordt gemaakt.
Hierbij kan worden gedacht aan:
- Het vastleggen van normtijden voor verschillende soorten onderhoud, storingen, of projectplaatsingen.
- Het vastleggen van kennis/diploma’s/vaardigheden van monteurs. Maar ook het vastleggen van benodigde kennis voor het uitvoeren onderhoud of het oplossen van storingen op een bepaald type apparaat.
- Het vastleggen van openingstijden van klanten. Het vastleggen van SLA’s (Service Level Agreements), waarin responsetijden zijn opgenomen die bij een bepaalde klant moeten worden gehaald.
- Het kunnen bepalen van de juiste prioriteiten van de uit te voeren werkzaamheden (weer in lijn met de operationele doelen zoals hiervoor beschreven).
- Het vastleggen van serviceregio’s van zowel de monteur als van de klant.
Een duidelijk voordeel van het vastleggen van deze informatie is uiteraard dat de organisatie minder afhankelijk wordt van een monteur die weet dat een klant op maandag dicht is, of van een planner die weet dat het vervangen van een doorgebrande motor ongeveer 2,5 uur kost. Dit maakt het makkelijker om een monteursplanning door iemand te laten maken die niet inhoudelijk deskundig is, maar die wel deze informatie tot zijn of haar beschikking heeft.
Minder bekend is dat, wanneer de juiste planinformatie wordt vastgelegd, computersystemen in staat zijn om zelfstandig de planning te initiëren en te wijzigen indien nodig.
Binnen onze SPATIO Field Service-Software is automatisch plannen mogelijk.
Wil je hier meer over weten, dan geven we graag een (online) demo om de werking hiervan te laten zien.